8 Tips voor focus en timemanagement

Hoe ik met deze 8 tips weer meer focus op mijn werk heb, ik productiever werk en mijn timemanagement verbeterd is. 

De afgelopen weken is het van mijn kant stiller op juf Joanne geweest. Mijn webshop liep gewoon door en op mijn Instagram account plaatste ik nog regelmatig foto’s, maar energie over voor een blog of een nieuw leermiddel had ik niet. Door drukte was ik erg moe en had ik even geen ruimte over voor inspiratie. Drukte op het werk door het afronden van een aantal groep 8 zaken, het oefenen voor de musical en de voorbereidingen voor het schoolkamp komende week. Daarnaast zijn wij vorige week na een verbouwing van bijna 5 maanden verhuisd en wat hebben we toch vreselijk veel spullen. Mijn gezin en ik kunnen nog wel wat lesjes van Marie Kondo krijgen!  

Door alle drukte merkte ik dat mijn focus op te veel dingen tegelijk lag, waardoor ik alles maar half deed en dus fouten ging maken. Je kent het vast wel. Je bent aan het werk en je hoort “ping”. Je telefoon gaat. Je krijgt een berichtje binnen. Voordat ik het dan zelf in de gaten heb, ben ik mijn Instagram en Facebook aan het checken, controleer ik of ik nog betalingen heb binnen gekregen en ga zo maar door. Daarna wist ik niet meer wat ik had gedaan en moest ik eerst 3 stappen terug voordat ik mijn taak weer kon oppakken. Niet echt handig Dat moest anders en beter: efficiënter!

Acht tips die ik nu bewust weer toepas:
  1. Voorkom afleiding
  2. Werk aan één taak tegelijk
  3. Werk met je ritme
  4. Werk op gezette tijden aan je e-mail
  5. Probeer de Pomodoro-techniek
  6. Gebruik een planner en takenlijsten
  7. Zet je wekker
  8. Bewaar niks in je hoofd
Voorkom afleiding

Afleiding komt in vele vormen. Je telefoon die piept, een collega die iets wil vragen of vertellen, je kinderen die komen “zeuren” om een snoepje. We kennen het allemaal.

Je zat net lekker in de flow en daar kwam de afleiding en daarna ben je compleet uit je taak gehaald en het duurt echt weer even voordat je die flow weer te pakken hebt. Schakeltijd heet dat: de tijd die je hersenen nodig hebben om opnieuw te focussen.

Je kunt de kans op afleiding verminderen door meldingen op je apparaten uit te zetten. Ik stop mijn telefoon wel eens bewust in mijn tas, zodat mijn aandacht er niet op kan vallen. Ook met collega’s kun je afspraken maken: als mijn deur dicht is, wil ik ongestoord werken. Dit lijkt misschien asociaal, maar dat is het echt niet. Als jij effectief je takenlijst kunt afwerken, heb je meer tijd om in de pauzes gezellig met collega’s te kletsen. Je weet dat je in dat uur met de deur dicht gaat knallen en dat geeft rust!

Werk aan één taak tegelijk

Ons werk in het onderwijs is heel afwisselend en bestaat uit 3 of 4 periodes per dag: voor schooltijd, tijdens schooltijd, na schooltijd en als je geen continurooster hebt ook nog tussen de middag tijd. Bedenk goed welke taken je wanneer plant. De een komt graag vroeg en doet voor schooltijd al heel veel en de ander blijft liever laat om ’s ochtends alleen nog maar de lichten aan te hoeven doen en de computer op te hoeven starten. Allebei is prima, wees alleen jezelf er bewust van en houd hier rekening mee in je planning.

Voor je focus, concentratie en productiviteit is het een goed idee om taken te bundelen.

Ik heb mijn taken op school gebundeld: administratie, communicatie, planning, lesvoorbereidingen en (school)taken.

Stel ik heb op een dag 2 toetsen afgenomen in mijn klas, dan kijk ik die eerst allebei na en voer ze pas als ik ze allebei heb nagekeken in 1x in Parnassys in.

Werk met je ritme

De een is een ochtendmens en de ander is een avondmens. Houd hier rekening mee. Let tijdens een werkdag eens goed op je energie. Op welke momenten van de dag heb je de meeste energie? Wanneer krijg jij het meeste werk verzet? Gebruik deze momenten om je belangrijkste taken te voltooien. Houd rekening met je ritme als je aan de slag gaat om je dag of week te plannen.

Werk op gezette tijden aan je e-mail

Blokkeer dagelijks een moment in je planner of agenda voor je e-mail en open je e-mail verder echt niet. Het klinkt heel simpel, maar in de praktijk valt dit nog niet mee. We reageren op elk e-mailtje en zijn daardoor de hele dag met e-mail bezig. Dat kost heel veel tijd en het is slecht voor je focus. Dus neem leiding over jouw agenda en plan dagelijks (eigenlijk natuurlijk alleen op je werkdagen) een moment in om je e-mail te lezen, te beantwoorden en e-mail te sturen.

Probeer de Pomodoro-techniek

Enige tijd geleden las ik in de krant een artikel over deze techniek. Deze techniek is ontwikkeld door Francesco Cirillo en is bedoeld om productiever en geconcentreerder te werken. Hij gebruikt hiervoor een kookwekker in de vorm van een tomaat (pomodoro).

Hoe het werkt: je zet een timer op 25 minuten. Die 25 minuten werk je onafgebroken aan één taak.  Laat je jezelf afleiden of begin je aan een nieuwe taak, dan zet je je timer weer opnieuw op 25 minuten. Gaat na 25 minuten je timer, dan neem je 5 minuten pauze. En dan ook echt pauze, zonder te gaan scrollen op je telefoon of een website te bekijken op je computer. Strek even je benen en haal een paar keer diep adem om even te ontspannen. Zet je timer weer op 25 minuten en werk weer onafgebroken aan één taak. Na vier pomodoro’s neem je langer pauze: 10-15 minuten. Vind je 25 minuten te kort, dan kun je natuurlijk ook een langere tijd kiezen.

Gebruik een planner en takenlijsten  

Door met een takenlijst en/of planner te werken zorg je ervoor dat je heel actief nadenkt over wat je in een dag, week of maand wilt gaan doen. Je plant je taken bewust in en denkt na over je doelen. Ook geven ze richting aan je dag. Mijn planning is heel belangrijk voor me. Als ik geen planning maak, dan vergeet ik dingen en doe ik veel langer over alle zaken die ik moet/wil doen op een dag of in een week. Je kunt hier allerlei mogelijkheden voor gebruiken: je agenda, een planner, post-its met to do lists, lijntjespapier etc. Voor het organiseren van het schoolkamp maak ik dit jaar gebruik van Trello. Trello is een tool die bedoeld is om projecten te managen. Het is gratis, er is een online webversie en er is een app voor op je telefoon. Je kunt je projecten ook delen met collega’s. Ook maak ik gebruik van de app Wunderlist op mijn telefoon. Deze gebruik ik niet alleen om mijn to do lijsten bij te houden, maar ik heb ook een lijst met titels van boeken die ik nog wil lezen en voor mijn kinderen heb ik lijstjes met mogelijke cadeaus. Elke keer als zij enthousiast over speelgoed zijn, dan noteer ik dat en zo hebben we een vlotte start als het tijd is om verlanglijstjes te maken.  

Zet je wekker

Bekentenis: ik heb het al een paar keer gehad dat ik zo druk bezig was met nakijken, opruimen in de klas, mails versturen etc. dat ik te laat kwam voor een cursus of een vergadering buiten schools. Niet fijn, want ik wil altijd gestructureerd zijn EN overkomen. Om dit te voorkomen zet ik sinds kort mijn timer op mijn telefoon voor dit soort afspraken. Stel mijn cursus begint om 15 uur en het is 15 minuten rijden, dan wil ik om 14.40 uur weg. Ik zet mijn timer dan op 14.30 uur. Dan heb ik nog mooi tijd om mijn computer uit te zetten, naar de wc te gaan en mijn tas te pakken. Als ik nog veel spullen moet pakken, zet ik mijn timer nog 5 minuten eerder. Totdat mijn timer gaat, kan ik heel geconcentreerd werken aan mijn taken en kijk ik niet meer elke 5 minuten op mijn klok of het al tijd is.

Bewaar niks in je hoofd

Uhuh? Yep! Ik heb dit lang wel gedaan. Dat onthoud ik wel, dat ga ik nog wel opschrijven en dan midden in de nacht wakker schieten: “ik had dat nog moeten doen!”. Herkenbaar? Ik vermoed van wel. Je geeft instructie en ziet dat een leerling het niet snapt en denkt daar moet ik een aantekening over maken, dat moet ik delen met mijn duo. Een ouder die aan het hek een vraag stelt en jij moet/wilt daar een actie op ondernemen. Een collega die iets vraagt tijdens de koffie. Zoveel momenten waarop we denken “dat moet ik EVEN onthouden.” Dat is stressvol en niet nodig. Als je het opschrijft, dan vergeet je het niet meer. De handigste plekken om dit te doen zijn: je planner of je agenda, maar het kan ook digitaal. Denk bijvoorbeeld aan de app notities op je telefoon of Google Tasks. Let wel op dat je het noteert op plekken waar je vaak bij komt en die je vaak gebruikt. Je moet al die punten nog wel verwerken Dat is voor mij een reden om die gele post-it briefjes niet meer te gebruiken, die raakte ik altijd kwijt….

Dit zijn mijn tips om het overzicht te bewaren. Heb jij nog andere tips? Ik hoor ze graag!

Geef een reactie

Om je de beste ervaring te kunnen geven maken wij gebruik van Cookies. Door het gebruiken van onze website ga je hier automatisch mee akkoord. Wil je meer informatie? Klik dan hier.